1с согласование заявки на расходование средств. Как оформить оплату поставщику за купленные товары и предоставленные дополнительные услуги? Кейс — производственный холдинг

1. Введение

Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.

Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:

• Выполнять перепланирование;
• Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
• Проводить план - фактный анализ.

Следует признать, что на большинстве предприятий (использующих для автоматизации «1С») планирование в программе не ведется.
«Нам бы учет наладить..» - так рассуждают многие.

Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.

• (1) Стратегическое (бюджетирование);
• (2) Оперативное.

И если бюджетирование (конечно, при подходе к планированию «сверху-вниз»), можно осуществлять с помощью XLS, то выполнять оперативное планирование – нельзя.
Суть в том, что с таблицами бюджетов чаще всего работают минимум пользователей (1-2 человека). Для большинства предприятий количество статей бюджетирования и пр. аналитик – их не так много. Т.е все можно обработать «ручками» в XLS.

А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.

И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.

Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.

И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.

Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования , которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.

И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:

• Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
• Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».

  Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.

• Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.

  Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.

Цель данной статьи – рассказать о возможностях автоматизации оперативного планирования д/c. При этом, будет проведен сравнительный анализ 3-х разных тиражных конфигураций (две – типовые от «1С», одна - специализированная от компании wiseadvice ).

Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.

2. Возможности УПП 1.3

На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:

Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».

Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».

Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа. Особенно это будет важно для мобильных устройств.

А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.

При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.

В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.

• Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
• Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).

Нужно отменить, что ряд моментов типовой функциональности УПП не обеспечивают того, что требуется при реальном внедрении подсистемы.
Об этих «моментах» я напишу позже, а пока рассмотрим какую функциональность предоставляет типовая конфигурация.

1. Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.

• Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.

1. При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
2. Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.

• В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).

• Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.

Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.

1. Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»

1. Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».

Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».

Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».

И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».

Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.

1. Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».

При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.

Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».

Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.

По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.

Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:

1. По документу «Заявка на расходование д/c»:
   1. В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).

      Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.

      Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.

1. Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.
1. Процесс согласования:
   1. Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
   2. На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».

      Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.

      Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.

   3. В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
   4. Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.
   • Все перечисленные требования, хотя и отсутствуют в типовой конфигурации, тем не менее .

1. Отчеты, права доступа.
   1. Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
   2. Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
   3. Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.
2. Учет по регулярным соглашениям, договорам.
   1. Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.

      В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.

   2. В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.

      В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.

3. Возможности УТ 11.1

C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.

Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.

Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.

Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.

Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».

По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:

Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:

Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.

К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче .

Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.

Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.

• Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
• Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.

4. Возможности WA: Финансист

Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».

И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:

• Подсистема бюджетного планирования;
• Подсистема управления договорами;
• Подсистема формирования и учета фактических платежей;
• Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
• Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.

Рассмотрим основные функциональные возможности «WA:Финансист» в части казначейства - от учета условий по договорам до формирования платежного календаря.

1. В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.

   Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.

5. Итоги

Выводы:

1. Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист » .

   Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.

   Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.

   Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.

2. Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации лучше всего подойдем решение на базе УПП .

   При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.

   Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.

   Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.

3. Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11 не подходит.

   В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.

   Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.

   Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний .

Отправить эту статью на мою почту

В бухгалтерском учете Счет на оплату в 1С представляет собой документ, который организация предъявляет покупателю за поставленный товар или оказанную услугу с целью информирования о необходимости внесения денежных средств.

В 1С представлено два варианта работы со счетами на оплату в 1С:

В качестве документа, который хранится в базе и соответствующая ему печатная форма. Он предназначен для контроля взаиморасчетов с покупателями в системе и вывода соответствующей информации на бумажный носитель.

Печатная форма Счета на оплату, которая формируется из заказа клиента или документа реализации и нужна для отправки покупателю. Распечатать ее можно в любой момент времени, а так же выведенную на экран форму можно сохранить на свой ПК в любом формате.

Какой из вышеперечисленных вариантов будет применяться зависит от значения константы Использовать счета на оплату клиентам и устанавливается оно в разделе НСИ и Администрирование → Продажи → Оптовые продажи → Счет на оплату.

Документ Счет на оплату 1С 8.3

Создание счета в 1с 8.3 возможно путем ввода нового из Реестра торговых документов, а так же вводом на основании, при соблюдении некоторых условий

По Заказу клиента, если:

В нем выбран договор с порядком взаимодействия По заказам;

В нем договор не нужен, но в соглашении указан порядок расчетов По заказам.

Счет на оплату в 1С создается на основании Реализации товаров и услуг если:

Используется договор, в котором определен порядок По накладным;

Договор не нужен, но в соглашении прописаны правила расчетов По накладным.

Счет в 1С 8.3 может быть создан на основании любого из вышеуказанных документов, при условии, что правила взаиморасчетов с клиентом По договорам.

При создании счет на оплату 1С 8.3 по данным любого из указанных объектов предназначено рабочее место «Создание счетов на оплату», открывается оно в списке по команде Создать на основании.

Здесь представлено две рабочие закладки: Этапы и оплаты и Счета на оплату. Каждая предполагает свои реквизиты и выполняет определенные функции.

На первой отображаются все планируемые платежи, предусмотренные по графику оплаты.

Поясним, о каком графике идет речь. В соглашении с клиентом, будь оно индивидуальное или типовое можно установить график платежей, в соответствии с которым необходимо фиксировать в информационной системе поступление денежных средств.

Для графика оплаты указывается наименование и заполняется перечень этапов. Для каждого этапа графика оплаты определяется вариант оплаты (аванс, предоплата или кредит), оплата (безналичная или наличная), процент от общей суммы (итого всех строк должно быть равно 100%), отсрочка (сдвиг в днях от даты продажи).

Приведем пример. Для клиента установлены условия взаимодействия: для отгрузки продукции по заявке покупатель должен внести предоплату в размере 50% от суммы этой заявки, остальная часть должна быть оплачена в течение 5 дней после отгрузки. Все платежи осуществляются через кассу.

Заполнение данных выглядит так:

Детализация: По заказам;

Форма оплаты: Наличная;

Варианты оплаты: предоплата (до отгрузки) 50% и кредит (после отгрузки) 5дней 50%

Согласно графику, установленному в соглашении, автоматически рассчитываются этапы оплаты в самом документе (Заказ клиента или Реализацию товаров и услуг). При необходимости их можно скорректировать вручную по ссылке в поле Оплата и перенести в документ, не меняя при этом данные в справочнике.

Флаги в первой колонке закладки устанавливаются автоматически у тех строк, по которым надо оформить счет на оплату. Если плата по строке уже произведена (внесены в базу платежные документы), то строка становится не активной и в колонке «Оплачено» отображается уже поступившая сумма. Создается счет нажатием кнопки одноименной кнопки. При этом будет создан новый проведенный счет, информация в котором будет заполнена в соответствии с данными документа основания и суммой подлежащей к оплате. Он отобразится в списке счетов на следующей вкладке «Счета на оплату» в состоянии Выставлен.

Новый счет в 1С содержит следующую информацию:

В шапке: на основании чего выставлен, когда, кому и от кого;

В Этапах оплаты отображаются форма оплаты, банковский счет и/или касса и график оплаты;

В Дополнительно указываются менеджер, руководитель, главный бухгалтер, заполняется назначение платежа и при необходимости вносится дополнительный текст для вывода в печатный бланк;

В Комментарий можно ввести прочий произвольный текст для удобства работы пользователя.

Все созданные счета на оплату 1С 8.3 доступны в списке счетов в разделе «Продажи». Просмотреть все выставленные счета по объекту расчетов можно с помощью отчета «Связанные документы», и открыть их непосредственно из отчета кликнув на соответствующие строки отчета.

Вывести печатную форму по проведенному счету в 1С можно в любой момент с помощью команды «Печать», так же возможна групповой вывод нескольких выделенных счетов.

Печатная форма Счет на оплату 1С 8.3

Формирование только печатной формы Счет на 1С 8.3 без хранения ее в базе, доступно из нижеприведенных объектов системы:

Из заказа клиента, при соблюдении следующих условий:

В нем используется договор с детализацией расчетов По заказам;

Договор не нужен, но в соглашении вариант расчетов По заказам.

Из реализации товаров и услуг в том случае если:

Используется договор, в котором взаиморасчеты осуществляются По накладным;

Договор не нужен, но в соглашении указывается детализация По накладным.

Счет в 1с 8.3 может быть сформирован по данным любого из вышеприведенных документов, если в них применяется порядок расчетов По договорам.

Так же для счетов в 1С реализована возможность вывода счета с факсимиле. Для этого в карточке организации в настройках печати должна быть добавлена факсимильная печать (методика добавления доступна по ссылке «Как создать факсимиле?»). Распечатка такого счета на оплату в 1С осуществляется по команде Печать выбором соответствующего пункта меню.

Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»

В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства - в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.

Процесс состоит из шести последовательных этапов:

1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам - авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.

2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.

3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.

4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам - заказам, счетам, расчетным документам).

5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.

6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.

Оформление заявок на расходование денежных средств

Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств - то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.

Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга - расчетный документ.

Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.

Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.1.

Проверка подготовленных заявок

Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.2.

В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.

Рис.3.

Утверждение заявок финансовой службой

После того как каждая служба подготовила - оформила в системе - заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку - например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.

Рис.4

При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.

Рис.5.

Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.

Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.

Рис.6

В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.

При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.

Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.

После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».

Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».

На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке - оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.

Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.

Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.

Варианты конфигураций

Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».

Стоимость работ

Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.

Документ "Заявка на платеж" является основным инструментом подсистемы управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.

Работа с документом ведется в журнале заявок на платежи . Доступ к журналу осуществляется через пункт главного меню "Заявки на платежи" "Журнал заявок на платежи" , а также через пункты панели управления рабочих столов программы.

Описание формы документа "Заявка на платеж"

Форма документа "Заявка на платеж" содержит характеристики (реквизиты), раскрывающие назначение регистрируемого платежа. В верхней части формы располагается блок основных реквизитов, определяющих организацию, ЦФО, вид денежных средств и прочие обязательные характеристики заявки. Закладка "Назначение платежа" содержит список реквизитов, позволяющих указать сумму и детально охарактеризовать назначение платежа. Кроме этого существуют три закладки, содержащие дополнительную информацию о планируемом платеже: "Сопроводительные документы", "Платежи" и "Прохождение заявки".

Форма документа "Заявка на платеж"

Основные реквизиты

Перечень основных реквизитов:

• Срок оплаты – крайняя дата, до которой необходимо оплатить заявку;
• Операция - платежная операция, определяющая вид расчетов с контрагентом. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Статья ДДС - , классифицирующая регистрируемую заявку на платеж в соответствии с принятым в организации классификатором статей. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Организация - компания, в которой зарегистрирована заявка. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в форме элемента справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
• ЦФО - структурная единица компании (отдел, подразделение, департамент), отвечающая за взаиморасчеты с контрагентом – получателем денежных средств;
• Инициатор – физическое лицо, являющееся инициатором сделки, регистрируемой для оплаты. Реквизит является дополнительной характеристикой заявки и используется в качестве критерия отбора в журналах и отчетах подсистемы;
• Способ оплаты - определяет приоритетный способ оплаты заявки (наличные или безналичные). При вводе нового документа реквизит принимает значение «Безналичные»;
• Комментарий – строка произвольно комментария к регистрируемой заявке на платеж;
• Ответственный – пользователь, зарегистрировавший документ заявки в программе. Реквизит заполняется автоматически и недоступен для редактирования.

Закладка "Назначение платежа"

При регистрации документа на закладке «Назначение платежей» необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Контрагент – юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств, заполняется из справочника "Контрагенты" . Реквизит является обязательным для заполнения;
• Договор - договор с контрагентом, в рамках которого необходимо перечислить денежные средства;
• Сумма платежа ;
• Ставка НДС ;
• Сумма НДС , входящая в сумму платежа;
• Валюта денежных средств;
• Назначение платежа – строка назначения платежа, определяющая предмет сделки, т.е. за что требуется перечислять денежные средства. Назначение платежа может быть сформировано автоматически;
• Номер документа основания - номер документа, являющегося основанием для заявки (например, номер счета на оплату, номер накладной и т.п.);
• Дата документа основания - дата документа, являющегося основанием для заявки;
• Документ основание - строка информации, характеризующая первичный документ, полученный от контрагента и являющийся основанием для перечисления денежных средств. Если основанием для платежа является счет на оплату, характеристики документа заполняются вручную. Автоматическое заполнение этого реквизита происходит при вводе заявки на основании документа поставщика (накладной, акта выполненных работ и других первичных документов, зарегистрированных в 1С:Бухгалтерии);

Закладка "Сопроводительные документы"

Закладка "Сопроводительные документы" содержит табличное поле, предназначенное для прикрепления к заявке на платеж всех необходимых сопроводительных документов, например, договоров, дополнительных соглашений, счетов на оплату, сертификатов, спецификаций и т.п. Прикрепляемые документы должны представлять из себя электронные документы произвольного формата. При записи заявки все указанные на закладке документы сохраняются в информационной базе, что обеспечивает сохранность этих документов и возможность быстрого доступа к ним непосредственно из формы заявки.

Заявка на платеж: закладка "Сопроводительные документы"

Список доступных реквизитов:

• Наименование документа - наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
• Тип документа - тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;

Возможность вести платежный календарь в 1С 8.3 и 8.2 есть в нескольких типовых конфигурациях:

• 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 (3.0)
• 1С Управление производственным предприятием
• 1С ERP Управление предприятием 2.0
• 1С Комплексная автоматизация
• 1С Управление торговлей 11 и 10.3
• 1С Управление небольшой фирмой

Платежный календарь реализован в виде отчета (рис.1).

В отчет выводятся данные о плановых поступлениях, расходованиях и остатках ДС. Информацию можно детализировать до первичных документов (Рис.2).

Пример работы с платежным календарем в 1С Управление торговлей

Рассмотрим пример для конфигурации 1С Управление торговлей 11 и новые возможности, которые появились в последних версиях.

Прежде всего, необходимо выполнить настройки. Для этого в разделе «Администрирование — Организации и денежные средства» включаем флажок «Заявки на расходование денежных средств» (рис.3). В других версиях данный флажок можно найти в разделе «Казначейство».

В этом же разделе можно настроить контроль лимитов по организации в целом или по каждому подразделению.

После выполненных настроек в разделе «Финансы» появляется раздел «Планирование денежных средств» (рис.4). В других версиях это может быть раздел «Казначейство».

Введем несколько заявок на расход. Этот документ является ключевым для организации оперативного контроля движения ДС. Рассмотрим его подробнее (рис.5).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Прежде всего, необходимо выбрать операцию документа. В нашем примере это «Перечисление налога». От выбранной операции зависит . Программа подскажет пользователю, какую статью можно использовать в том или ином случае (список статей будет отфильтрован в зависимости от операции).

Так как в настройках включен контроль лимитов, программа заблокировала проведение документа. Чтобы утвердить такую заявку, нужно или включить флажок «Сверх лимита», или увеличить лимит по данной статье.

Лимиты задаются в документе «Лимиты расхода денежных средств» (рис.6). Период задается не на момент формирования заявки, а на момент планируемой оплаты. В нашем примере заявка проводится июлем, но лимит устанавливается на август.

Документ «Заявка на расход ДС» имеет несколько статусов:

• Не согласована
• Согласована
• К оплате
• Отклонена.

Все несогласованные заявки можно увидеть в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию» (Рис.7). Утверждать заявки удобно прямо из этого списка.

Теперь сформируем платежный календарь и оценим ситуацию.

На рис.8 представлен отчет на август 2016 года. В нем красным отмечены кассовые разрывы. По заявке №ТДЦУ-000003 04.08.2016 требуется оплатить приобретение основного средства, но денег на эту дату не хватает.

В отличие от платежного календаря ранних версий (рис.1) сейчас появилась возможность прямо из отчета сформировать документы перемещения или плановых поступлений ДС.

На рис.9 видим документ «Ожидаемое поступление ДС», сформированный по кнопке «Поступление» прямо из платежного календаря. Чтобы закрыть кассовый разрыв, необходимо правильно выбрать статью ДДС и плановую дату поступления.